Narragansett

Las videoconferencias se han convertido en una parte integral de la cultura de las reuniones en muchas empresas, algo que se debe principalmente a los cambios en las estructuras de trabajo.

En muchas empresas, los empleados están distribuidos en diferentes ubicaciones o trabajan desde su oficina en casa, por lo que el trabajo del proyecto a menudo tiene que llevarse a cabo a través de la ciudad o incluso de las fronteras nacionales.

Además, a menudo ni los clientes ni los proveedores de servicios externos de una empresa se encuentran en el mismo lugar.

Si deseas hacer videoconferencias desde Barcelona, lo primero que debes hacer es asegurarte de contar con un buen equipo en tu oficina u hogar. Para esto, puedes contratar los servicios de una empresa especializada en la instalación de equipos de videoconferencia en Barcelona.

Videoconferencias: Aprende cómo se hacen

La solución para muchas empresas es, por tanto, la videoconferencia. Las posibilidades técnicas ahora permiten una conversación de video con una gran cantidad de participantes, todos los cuales están conectados desde diferentes ubicaciones.

Sin embargo, «ordenador y micrófono encendidos» no son suficientes para que la conferencia virtual sea profesional y orientada a objetivos, por eso te vamos a dar varios consejos, para que la preparación y la implementación funcionen de manera segura.

Consejos y trucos para la videoconferencia

Preparar la tecnología adecuada para la videoconferencia

En teoría, las videoconferencias virtuales se pueden realizar desde cualquier dispositivo con conexión a Internet y monitor, suele ser desde un portátil o un sistema de videoconferencia.

Para reuniones profesionales, siempre se debe utilizar tecnología de conferencias de alto rendimiento con un proyector, y según necesidades, varios monitores.

La cámara utilizada debe tener al menos Full HD para que se pueda ver claramente a su contraparte, y los micrófonos, altavoces o dispositivos de manos libres están mejor equipados con un silenciador de eco, que suprime la retroalimentación y los ruidos de eco desagradables, incluso en salas con mala acústica.

Una conexión potente a Internet también es esencial para videoconferencias sin problemas. Esta debería poder transmitir al menos 1 Mbit/s en carga y descarga, pero claro está, esto también requiere de un hardware con el rendimiento de procesador adecuado.

Anuncia la videoconferencia con tiempo suficiente
Para asegurarse de que todos los participantes encuentren tiempo para la reunión a través de video, es mejor anunciar la reunión con tiempo, e invitar a sus invitados por correo electrónico.

Uno de nuestros principales consejos sobre videoconferencias es indicar en la invitación cuánto durará la reunión, cómo será la agenda, y cómo pueden prepararse los participantes para la videoconferencia, ya que esto mejorará significativamente la calidad de la reunión.

Algunas herramientas de conferencia también permiten enviar un enlace, para que los participantes puedan usar para ir directamente a la transmisión.

Pero incluso si la tecnología de conferencias moderna puede vincular a numerosos participantes entre sí, es importante no invitar a demasiados invitados, de lo contrario, el evento se vuelve rápidamente confuso y poco efectivo.

Cuando te prepares para la videoconferencia, no te saltes la fase de prueba

Las videoconferencias en las que uno de los participantes pelea en vano con el micrófono, o en las que los diálogos se transforman en fragmentos de conversación debido a una mala conexión a Internet, resultan desagradables para todos los implicados.

Por lo tanto, pruebe la calidad de sonido, imagen y transmisión con anticipación para que todo esté libre de errores cuando comience la conferencia.

Preparación de la videoconferencia: El entorno adecuado cuenta

Para una videoconferencia profesional, selecciona una sala adecuada con anticipación. Este debe ubicarse y configurarse de tal manera que no pueda haber molestias por la entrada de personas, o por el ruido de fondo.

Asegúrate también de que la iluminación sea agradable, ya que es mejor evitar la iluminación a contraluz y la luz solar directa, así que para evitar distracciones, hay que mantener los objetos reflectantes alejados de la cámara.

Lo siguiente se aplica a las conferencias telefónicas desde la oficina en casa, para que el foco no esté en la sala sino en ti mientras dure la conferencia virtual, así que lo mejor es sentarse frente a una pared vacía de un solo color, ya que las estanterías, los cuadros, o los elementos decorativos solo distraen.

Las reuniones virtuales son reuniones de negocios

Las videoconferencias se diferencian de las reuniones cara a cara solo en que sus participantes no se sientan en la misma sala contigo, o no todos ellos. Por lo tanto, hay que elaborar un plan de reunión y tener listos los documentos más importantes para no tener que levantarse en medio de la conferencia y salir de la sala.

Limpia tu ordenador

Existen al día de hoy muchas soluciones comerciales para videoconferencias que ofrecen la función de que otros participantes no puedan ver el escritorio, o acceder a este, eso sí, se puede compartir pantallas con los participantes.

Tu voz debe ser el centro de atención y nada más

Los micrófonos de los sistemas de videoconferencia y ordenadores son tan sensibles en estos días que a veces amplifican de manera incómoda incluso el ruido de fondo más pequeño.

Por lo tanto, si es posible, habrá que apagar cualquier fuente de ruido, y esto no solo incluye un teléfono que suena de repente o ruido de gente que habla en voz alta en la habitación de al lado, sino también incluso por el simple tintineo de una taza de café en un plato, o un ataque de tos.

Preséntate profesionalmente

Piensa siempre en cómo quieres que te vea la otra persona, así que no hay que sentarse frente a la cámara en medio de un fregadero con los platos sin lavar, o el caos de la oficina, además no hay que utilizar ropa informal.